Így szeresd könyvelődet

calculatorVuray György, akit azért kedvelünk, mert közvetlen, jó szakember, és minden kérdésre nagyon-nagyon realista módon válaszol, múltkori vendégposztjában amellett érvelt, hogy könyvelő az első pillanattól kell, már a vállalkozás alapítása előtt. Mármint olyan könyvelő, aki tanácsadással is foglalkozik.  Ha túl vagy a tényleges cégalapításon, onnantól egyértelmű, hogy szükséged lesz egy könyvelőre. Sokszor az ügyfél és a könyvelő viszonya nem felhőtlen, ez pedig egyiküknek sem jó.

Gyuri most abban segít, hogy hogyan rajongjunk a fogorvosért könyvelőért, illetve hogyan tegyük magunkat is szerethetővé a könyvelőnek. Néhány egyszerű dolog betartásával a könyvelőd is szeretni fog, és te is szeretni fogod őt.

Vuray György írása

Tisztázzuk, hogy…

Tapasztalatból látjuk (és más könyvelőktől is halljuk), sokszor azért siklik félre ügyfél és könyvelő kapcsolata, mert az ügyfél nem tudja (honnan kéne tudnia), mit várhat el könyvelőjétől (nem vicc, általában mindent). A könyvelő pedig nem mondja el az elején, nem segít tisztázni, hogy pontosan mi az ő munkája, és mi nem.

A könyvelő feladata az, hogy vállalkozásodról adatokat szolgáltasson az állam felé a törvények által előírt formában és időben.

Hétköznapi nyelvre lefordítva azt jelenti, könyvelőd fogja elkészíteni és benyújtani a szükséges adó- és járulékbevallásokat, elvégzi a bérszámfejtést, vezeti a tárgyi eszközök listáját. Ezen kívül elvárható, hogy könyvelőd tájékoztasson a vállalkozásodat érintő adóváltozásokról, segítsen kiválasztani a számodra leginkább megfelelő adózási formát (ez már vállalkozásod elindítása előtt megtörtént, igaz?). Ha – céged működésének ismeretében – a következő évtől neked más adózás lenne jó, erre hívja fel figyelmed, ezt beszéljétek át.

Alapesetben könyvelődnek ennyi, és nem több a dolga.

Így könyvelődnek nem dolga többek között annak nyilvántartása, hogy melyik számládat fizették ki, melyikkel tartoznak, nem dolga pl. egy szerződésedet üzleti-jogi szempontból véleményezni, nem dolga nyilvántartani, hogy mikor, melyik szállítódnak mit, és mennyit kell kifizessél. Hiába kérdezed, az adott forgalom mellett megérné-e még egy alkalmazottat felvenned, nem kell tudnia válaszolni rá. Alapvetően ez ugyanis nem az ő dolga. Ha könyvelésen kívül szeretnéd, hogy mást is megcsináljon neked, arról külön meg kell állapodnotok.

Könyvelőd kiválasztása, a vele történő megállapodás során az első dolog legyen, hogy pontosan tisztázzátok, milyen feladatok elvégzését vállalja! Ugyanilyen fontos, pontosan magyarázd el neki, céged mivel foglalkozik. Ma már nem létezik olyan (felelősségteljes) könyvelő, aki egyformán naprakész minden területen.

Mi például nem vállaljuk őstermelők, nemzetközi utazásszervezéssel foglalkozó, vagy pl. kimondottan mezőgazdasággal, mint fő tevékenységgel foglalkozó cégek könyvelését. Ezekre a vállalkozásokra olyan speciális előírások vonatkoznak, melyek naprakész követése meghaladná jelenlegi lehetőségeinket.

Kivel?

Mielőtt kiválasztott könyvelőddel megállapodnál, néhány dologhoz feltétlenül ragaszkodj:

  • Munkáját pontos szerződéssel, számlával végezze.
  • Szerepeljen a Nemzetgazdasági Minisztérium által vezetett regisztrált mérlegképes könyvelők nyilvántartásában. Katt a szövegre, nézz utána.
  • Rendelkezzen szakmai felelősségbiztosítással: a könyvelő is ember, hibázhat. Ilyenkor a NAV a vállalkozást bünteti meg. Ha a büntetés a könyvelő hibája miatt történt, biztosítása terhére az okozott kárt megtéríti neked. Ezért elvárás a szakmai felelősségbiztosítás megléte.
  • Weboldala mellett legyen egy folyamatosan frissülő, naprakész blogja és/vagy Facebook oldala. Ezeken tegye közzé a legfontosabb aktuális adó- és törvényi változásokat, érthetően magyarázza el a legfontosabb adózási, könyvelési tudnivalókat. Ha ezt nem tudja, legalább rendszeres levelekben tájékoztassa ügyfeleit.
  • Végül, de nem utolsósorban talán az egyik legfontosabb: emberileg szimpatikus-e számodra, meg tudsz-e benne bízni? Könyvelőd szinte mindent tudni fog rólad és vállalkozásodról. Érzékeny adataidat bízod rá. Így a hosszú távú, eredményes közös munkához a kölcsönös bizalom elengedhetetlen!

Hogyan?

Fontos, hogy megbeszéljétek a közös munka részleteit, és a minél simább ügymenet érdekében könyvelőd is, és te is tartsa be a megbeszélteket. Ez csak úgy fog menni, ha mindketten (igen, TE is) teljesítitek az együttműködés érdekében tett „vállalásaitokat”!

  • Kapcsolattartás: beszéljétek meg, milyen módon történjen. Telefonon, vagy inkább e-mailben. Sok könyvelő inkább ez utóbbit preferálja, nem véletlenül: szó elszáll, az írás marad. Ha nagyon sürgős, nagyon fontos kérdésed van, akkor természetesen jogos elvárás, hogy telefonon minél hamarabb felvilágosítást kapjál. A könyvelők életében a május (beszámoló készítés) és a hónap 20.-át megelőző napok (áfa bevallás) az év többi részéhez képest zaklatottabb időszak. Ilyenkor légy megértő, ha könyvelőd csak később tud visszahívni, vagy e-mailedre válaszolni.
  • Lehetőség személyes konzultációra: biztosan lesznek menet közben felmerülő kérdéseid, amiket személyesen szeretnél könyvelőddel megbeszélni. A könyvelési szerződés erre általában lehetőséget biztosít, ha nem, kérd meg, hogy legyen rá módod.
  • Ha teheted, használj elektronikus számlázóprogramot: ezzel magadnak, és könyvelődnek is időt spórolsz. (Mi a Számlázz.hu-t használjuk – kattints a névre és nézd meg te is, milyen barátságos. Egy átlagos vállalkozás igényeit lefedi, és a benne kiállított számlákat a legtöbb könyvelőprogram képes importálni.)
  • Ha kézzel állítasz ki számlát, próbáld meg olvashatóan kitölteni. Ennek saját, és a vevőd könyvelője is örülni fog.
  • Beszéljétek meg, számláidat és egyéb bizonylataidat milyen módon, mikor és milyen rendszerességgel adod le. Ezt több okból se hagyd az utolsó pillanatra. (1) Ha például negyedéves áfás vagy, és negyedévi számláidat áfabevallási határidő előtt három nappal adod le, könyvelőd minden igyekezete ellenére sem fogja tudni időben megmondani, mennyi a fizetendő áfád. (2) Ha könyvelődnek emiatt rohamtempóban kell dolgoznia, nagyobb az esély, hogy hibázik. (3) Ha nem stimmelnek a számok, sokkal könnyebb egy hónap távlatában visszakeresni az eltérést, mint több hónap bizonylatait újra ellenőrizni.
  • Ha kézzel kiállított számlákat, nyugtákat adsz át könyvelődnek, az átadott bizonylatok sorszámait rögzítsétek: így senki nem fog a másikon keresni egy hiányzó bizonylatot.
  • Ha könyvelőd felhív, és megkér, hogy javíts egy hibás bizonylatot, vagy írj alá egy hiányzó nyilatkozatot, nem azért teszi, mert unatkozik, és plusz munkát akar magának és neked. Az adótörvényeket nem ő találja ki, viszont munkájának része, hogy azokat segítsen neked betartani.

Ugye, nem olyan nagy dolgok ezek?

A végén elárulok még valamit, amit tarts szem előtt:

ha az itt leírtakat betartod, azzal nem könyvelődnek teszel szívességet.

Magaddal teszel jót: együttműködésetek gördülékeny lesz, nem fogjátok feleslegesen rabolni egymás idejét. Elsődlegesen a te érdeked, hogy könyvelődet segítsd abban, hogy munkáját számodra jól el tudja végezni.

Az írás szerzője: Vuray György, a Vállalkozás Okosan alapítója, munkatársa

Ha Vuray Györggyel szeretnél konzultálni finanszírozásról és pénzügyi tervről, megkeresheted rajtunk keresztül is. Kérdezz bátran.

Most tiéd a szó!

Comments are closed.

Read previous post:
Tréningezünk, idén utoljára

Az elmúlt hetekben nagyon sűrű programunk volt, így eldöntöttük: idén már csak egyetlen tréningnapot tartunk, a jól bevált és hagyományos...

3 vállalkozás, aminek már ma nekikezdhetsz

Szombat van (legalábbis akkor, amikor ezt a blogposztot írtuk, az volt, és szerencsére gyakran bekövetkezik). Otthon teszel-veszel, talán még fel...

Nincs ügyfeled? A marketing nem válasz minden kérdésre

Ezen a héten (és még csak csütörtök van!) két olyan ügyfelünk is volt, akiknek a legfőbb problémája a kevés ügyfél....

Close