Top 5 hatékony munkaeszköz

 

Ha szeretnéd, hogy megkönnyítsük az üzleti mindennapjaidat, kérdezz. Mindig válaszolunk.

Linkek, leírások részletesen – KATT:

Előnye, hogy a farzsebben is elfér, és egy megfelelően rövidre faragott ceruzát is bele tudunk helyezni a spiráljába, így az írószerszám is mindig kéznél (akarom mondani farnál) van. Mérete alkalmassá teszi arra, hogy mindig magunknál tartsuk, üzemideje is megfelelő, mindig rendelkezésre áll. Technikai probléma lehet, hogy a ceruzát időnként pótolni kell, mert többször esik ki a spirálból és hagyjuk el, minthogy elkopna, illetve a spirál is hajlamos a meghibásodásra, ami így kárt tehet az öltözékünkben. A megosztást és a közös szerkesztési funkciót is támogatja. Megosztási módból kétféle létezik:

Személyes

Kitépjük a lapot és odaadjuk a másik félnek, de egy másolatról (indigó) gondoskodni kell, különben nem marad saját példányunk.

Publikus

Kitépjük a lapot és felhelyezzük egy faliújságra. Saját másolatról ebben az esetben is gondoskodni kell.

Hátránya, hogy hamar megtelik a rendelkezésre álló hely (körülbelül havonta), így van, hogy egyszerre több jegyzettömbben kellene keresnünk, és pont az nincs nálunk, amely a szükséges információt tartalmazza.

Határidőnapló

Előnye a nagy tárhely, rendszerint egy évnyi jegyzetnek van benne elegendő hely. Ebből viszont az következik, hogy az év elején a használata problémás, mert a fontosabb megjegyzendő dolgokat vagy átvezetjük az új határidőnaplóba, vagy a régit is magunknál tartjuk. Többféle méretben is kapható, mindegyiknek megvan az előnye és a hátránya: a kompakt méretűeket könnyű magunknál tartani, de korlátozott a tárhelyük, a nagyméretűeknek elegendő a tárhelyük, viszont van olyan eset, amikor nem tudjuk magunknál tartani. Megosztási lehetőségekből csak a közös szerkesztési módot támogatja. Szélesebb körű megosztás esetén adatbázis indexelési probléma (dátumhiány) léphet fel.

Fejlesztése a Columbo-féle jegyzettömbbel szemben, hogy itt már adott dátumhoz is köthetjük a feljegyzéseinket, a minőségibb példányokban pedig előre nyomatott térképet is találunk.

Evernote

A számomra tökéletes jegyzettömb. Körülbelül egy éve használom, egy véletlen folytán akadtam rá, miközben Google Chrome extensionöket keresgettem a Google Web Sotre-ban a Delicious lecserélésére. Eleinte nem tudtam, hogy mit tud, így valóban csak a könyvjelzők kezelésére kezdtem el használni, de használat közben megmutatta, hogy sokkal többre is képes. Ráadásul a fejlesztők nagyon odatették magukat, az elmúlt egy év alatt rengeteget fejlődött a szolgáltatás.

Az első nagy előnye, hogy ingyenes és rengeteg platformon elérhető. Az adatokat felhőben tárolja, így mindegyik kliensről el tudjuk érni a lementett jegyzeteinket. A jegyzetelhető adatmennyiség havi korlátban van megadva, így gyakorlatilag végtelen méretű tárhelyünk van. Az ingyenes verzió esetén a havi feltöltési korlát 60 Mbyte, de nekem ezt még nem sikerült kihasználnom normál használat mellett. Prémium fiók esetén a havi korlát 1 GByte.

Egy fiókon belül több jegyzettömböt is létrehozhatunk, a jegyzettömböknek lehetnek “al”-jegyzettömbjei, amelyek tartalmazzák magukat a jegyzeteket. Nálam például ez úgy épül fel, hogy van egy default jegyzettömböm, amelyben tárolom a feldolgozás alatt álló jegyzeteimet. Emellett van egy bookmarks jegyzettömböm, amely a könyvjelzőket tartalmazza, valamint van egy office jegyzettömböm, amely tartalmaz egy home és egy work ”aljegyzettömböt”. A jegyzetek egy gombnyomásra áthelyezhetőek másik jegyzettömbbe. Lehetőségünk van a jegyzettömbök megosztására is (az alkalmazásba beépített Facebook és Twitter megosztás van, illetve link alapján is hivatkozhatunk a jegyzetre), prémuim fiók esetén pedig közös szerkesztésre is. A megosztási funkciók külön jegyzettömbre és jegyzetenként is beállíthatóak.

A jegyzeteinket tudjuk címkézni, címet adhatunk nekik, és a jegyzetben magában szövegformázási lehetőségk is adottak. Ezen felül a jegyzethez rendelhetünk hivatkozást, helyet, létrehozó személyt, sőt még check boxot is beszúrhatunk. A jegyzetek között kereshetünk címkék és szövegtörzs alapján, de van lehetőségünk szűrni a nem kipipált check boxokra is. Az egyetlen hiányosság talán csak az, hogy egy jegyzet egyszerre csak egy jegyzettömbben lehet, de ezt a hiányosságot a címkékkel tudjuk orvosolni (pl.: egy jegyzet nem lehet a találkozók és munka jegyzettömbben, de találkozók tömbben lévő jegyzetet felcímkézhetjük egy munka címkével, és ha a munkára keresünk akkor is megjelenik a jegyzet a találatok között). Az Evernote meglepően gyorsan és jól keres a jegyzeteink között.

A jegyzetekhez tudunk pdf állományokat és képeket csatolni, teljes weboldalakat vagy kijelölt részeket lementeni, valamint készíthetünk hang- és képjegyzetet. Prémium előfizetés esetén tömörített fájlokat és office dokumentumokat is csatolhatunk a jegyzetekhez, és mindezek mellett megnézhetjük a jegyzetünk régi változatait is.

Manapság az ember a telefonját mindig magánál hordja és ügyel arra, hogy legyen az akkumulátorban elegendő energia, így a rendelkezésre állás folyamatos. És az Evernote-ot még soha nem felejtettem otthon a határidőnaplómmal és Columbo-féle jegyzettömbbel ellentétben… Nálam az Evernote bizonyos szinten még a Google Dokumentumokat is kiváltotta, és ez nálam nagy szó, mivel meglehetősen Google mániás vagyok…

via Gépnarancs

Nagyon jó eszköz azok számára, akiknek nagy csoportokat kell koordinálniuk, időpontokat egyez-tetniük vagy megállapodást elérniük. A honlap megnyitásakor két lehetőséget kínál: „Esemény ütemezése”* és „Válassz!”*. Mindkét lehetőségből indulva egy felhasználóbarát képernyő követ-kezik, amelyen annyi eseményt vagy lehetőséget lehet beírni, amennyi az adott esetben a szava-záshoz (poll) szükséges. Amikor a feltöltés elkészült, a program két e-mailt küld: az első egy ad-minisztrációs levél, amely lehetőséget ad az esemény szerkesztésére, a második pedig egy ugró-pont, amelyet el lehet küldeni a szavazócsoportnak. Ha a tagok meghozták döntéseiket, a csoport-adminisztrátor e-mailben kap értesítést a válaszokról. A honlapot a résztvevők is könnyen tudják használni, egy átlagos nagyságú csoportban néhány kattintással el lehet jutni ahhoz a dobozhoz, amelyben a résztvevő nevét kell megadni.
Összefoglalva: a Doodle hasznos eszköz a könyvtárosoknak, ha több helyen működő csoport számára kell rendezvényt szervezniük, a születésnapi partitól a fontos munkaértekezletekig.

via OSZK Könyvtári Intézet

Gondolom nem vagyok azzal egyedül, hogy néha elfelejtek megcsinálni bizonyos dolgokat. Nem csupán azért, mert nincs kedvem hozzá – egyszerűen csak megfeledkezek róla. Persze, beállítom a naptárban a figyelmeztetést, de tudjuk, hogy az mindig akkor szólal meg, amikor éppen mást csinálunk – így egy könnyed mozdulattal elhallgattatjuk és általában meg is feledkezünk róla. Ha sok feladatot kell észben tartanod vagy sok elfoglaltságod van, akkor ez a pofás ki alkalmazás segít rendet tartani a káoszban is!

Amikor néhány héttel ezelőtt munkába álltam, azzal a naiv hozzáállással tettem, hogy majd én mindent megcsinálok időben és észben tartok minden feladatot. Nem jött össze. Ekkor ajánlotta egyik ismerősöm a wunderlist nevű alkalmazást, amelyet ő már jó ideje használ iPhone-n valamint MacBook-on is. Az első gondolatom az volt, hogy ezért nem veszek iPhone-t :D aztán rájöttem, hogy minden bizonnyal létezik már Androidra is – természetesen nem csalódtam; és ami a legjobb, teljesen ingyenes.
Ami leginkább megfogott benne, az egyszerű, de elegáns felhasználói felület, valamint sokoldalúsága: van webes felülete, Windows/OSX/Linux/iOS/Android platformokon is elérhető és szinkronban tartható.
Az alkalmazás, miután elindítottuk, azonnal végig vezet bennünket az első lépéseket, részletesen elmagyarázva a program használatát. Ezután azonnal a listáinknál találjuk magunkat. Ezek a listák segítenek az elvégzendő feladatok kategorizálásában. Alapból is kapunk néhány kategóriát, de tetszés szerint állíthatunk korlátlan számban, ahogyan ízlésünk kívánja. A listákon láthatjuk feltüntetve, hogy hány elvégzendő feladatunk van még az adott kategóriában.
Ha rábökünk egy listára, akkor az elvégzendő feladatok sorakoznak elénk. Új feladat hozzáadásához egyszerűen kattintsunk az üres sorba, gépeljük be a kívánt szöveget, majd nyomjuk meg az Entert.
Az egyes feladatokra kattintva további opciókat kapunk; nem sok, de a lényeget tartalmazza. Adhatunk hozzá leírást, beállíthatjuk az esedékesség napját, hogy jelezzen-e vagy sem, ha közben meggondoltuk magunkat, akkor áthelyezhetjük egy másik listába, vagy ha fontos feladatról van szó, akkor csillaggal is elláthatjuk.
A főképernyő alsó sorában 5 ikon sorakozik elénk, amelyekkel válthatunk a különböző feladatok között; kiválaszthatjuk, hogy az összes, csak a mai, a késésben lévő/elmaradt vagy a csillagozott teendőket szeretnénk látni.
A „More” gombra kattintva további csoportosítások között válogathatunk: összes, teljesített, holnapi, következő 7 nap, későbbiek, teljesítési dátum nélküliek, valamint utolsóként a beállítások opció szerepel.
A menü akár szegényesnek is mondható, de a leglényegesebb beállításokat tartalmazza. Amint azt már a cikk bevezetőjében említettem, egy nagyon dizájnos, mondhatni elegáns alkalmazással van dolgunk (sőt, nekem kissé iOS beütést kelt), így beépített hátterek közül is válogathatunk.
Az androidos alkalmazásban sajnos még nem szerepel a magyar nyelv, de a fejlesztők megígérték, hogy hamarosan pótolják a hiányosságot. Ezen kívül csak a dátumformátumot állíthatjuk be, illetve az automatikus szinkronizálást. Van még egy beállítási lehetőség, ami számomra kissé érthetetlen: ha már a kezünkben van a készülék, van pc és webes felülete is, akkor miért küldenék emailben feladatot a listára? Biztosan velem van a probléma, és nem értem a Berlini fejlesztők észjárását…
Itt azonban még nincs vége a történetnek, mert amint azt már említettem, van asztali kliense is a wunderlistnek.
Ehhez már megérkezett a magyar nyelvi támogatás is, valamint szinte teljes mértékben megegyező a kezelőfelülete a webes és androidos felülettel. Itt is láthatjuk a szinkronizált listáinkat, ami viszont pozitívuma az asztali gépekre írt alkalmazásnak, hogy -az androidos alkalmazásban erre nincs lehetőségünk, de – itt már rendezhetjük is a listáinkat. A listáinkat jobb oldalon találjuk (kereshetünk is bennük), a kezelőfelület gombjai pedig az alsó sorban sorakoznak előttünk. Funkciójukat tekintve szinte teljes mértékben megegyeznek az androidos alkalmazással, így erről fölösleges külön is szót ejtenünk.
Egy nagyon jól kidolgozott „feladat kezelő” rendszerrel van tehát dolgunk. Titka leginkább az egyszerűségében, valamint a „multiplatform” működésében rejlik. Több hasonló alkalmazást kipróbáltam már, de általában ezt a funkciót hiányoltam. A wunderlisttel könnyedén kezelhetjük a feladatainkat, akárhol, akármikor – hiszen szinkronizálás után minden platformon ugyanazok az elvégzendő feladatok fogadnak bennünket. Az alkalmazás előnye, hogy nem felejtünk el semmi lényegeset – hátránya pedig: hogy mindig lesz valami elvégzendő feladatunk…

via PDAfanClub

A Dropbox egy nagyon jó szolgáltatás. Azonban kevesen használják kis hazánkban. Ennek elsősorban az lehet az oka, hogy nem sokan ismerik miről van szó. Esetlegesen akik ismerik nem bíznak a felhő alapú fájl tárolásban, vagy egyszerűen nem látják, hogy mire jó. Ezen írásban a Dropbox szolgáltatás használatáról és bemutatásáról lesz szó.

 

A Dropbox lényegében egy felhő alapú fájl tárolási hely. A felhő alapú tárolás lényege, hogy adataink egy 3. fél által biztosított interneten elérhető adat tárolón is tárolva vannak. Ennek előnye az, hogy ha HDD hiba miatt elveszne valami fontos adatunk, akkor vissza tudjuk állítani, hiszen van róla biztonsági másolat. Persze ez nyilvánvalóan csak akkor igaz, ha a felhasználó szorgalmasan feltölti a szerverre is az adatait. Itt bukna is az egész dolog egy csomó embernél, mivel ez macera, valamint időigényes folyamat.

Itt jön képbe a Dropbox. Ez a szolgáltatás egy kis kliens programmal is jár, amely létrehoz egy mappát a merevlemezünkön. Az ebben a mappában tárolt fájlok automatikusan szinkronizálva lesznek a felhő szolgáltatással is.

Jogosan merülhet fel a kérdés, hogy ez mennyibe is kerül nekünk, hiszen a mai világban semmi sincs ingyen. Ez igaz is. Azonban a Dropbox alap szolgáltatása, amely 2Gb-ot kínál ingyenes. Amennyiben több tárterületet szeretnénk, akkor előfizetéssel bővíthető a felhasználható tárhely mérete.  Ingyenesen is van lehetőség a tárterület bővítésére. Ehhez csupán azt kell tenni, hogy meg kell hívnunk ismerőseinket. Ha ők a meghívónkkal regisztrálnak, akkor ők is és mi is 512Mb plusz tárterületet kapunk. Az ingyenes tárterület mérete maximálisan 16Gb lehet.

Ha nem lenne ismerősünk, aki meghívjon minket, akkor itt egy regisztrációs kód, amely +500Mb tárterületet garantál: http://db.tt/OieIlJfn

Van sok hasonló szolgáltatás, azonban ami miatt a Dropbox jobb, mint társai az a több platform támogatása. Itt nem csak Windows, OSX és Linux támogatottságra kell gondolni. Vannak hivatalos kliens programok iOS, Android és BlackBerry rendszerekre is. További jó szolgáltatás a verzió kezelés.

A Verzió kezelő szoftverek olyan rendszerek, amelyek egy fájl módosításait tárolják. Így egy verzió kezelt fájl, mappa tartalma tetszőlegesen visszaállítható egy korábbi állapotára. Az ilyen típusú szoftvereket főként fejlesztők használták eddig komolyabb szoftverek létrehozásánál, azonban a hétköznapi életben is lehet alkalmazási területet találni nekik.

Amire én elsősorban használom a Dropbox programot, az a laptopom és az asztali számítógépem közötti munka mappám szinkronizálása. Minden fontos dokumentumomat a Dropbox mappámba mentek el. Ezen adatok  automatikusan feltöltődnek a szerverre. Majd mikor az asztali gépemet bekapcsolom, akkor meg letöltődnek rá a módosítások. Így nem kell olyan megoldásokkal szenvednem, mint a Windows fájlmegosztás, FTP vagy mondjuk Pendrive-on cipelgetés, esetlegesen E-mail üzenetek küldözgetése.

Összegezve: N+1 Alkalmazási terület található a Dropbox-nak. Sok kicsi fájl szinkronizálására kézenfekvőbb megoldás, mint bármi más.

via Webmaster442

Nem szorul magyarázatra. Tessék használni!

 

Most tiéd a szó!

Comments are closed.

Read previous post:
Vállalkozás: az első év

  Köszönjük a makenessnek!

TOP 5 napindító tanács

 

Használati utasítás – tanácsadókhoz

Mondjuk, hogy tanácstalan vagy (előfordul...). Elakadtál. De találsz a zsebedben némi zsét. Nosza, bemész a boltba, és kérsz 70 kiló...

Close